Sunday, November 29, 2020

PROBLEM SOLVING

Oleh: Hendry Nofry Pasalbessy


I.               LATAR BELAKANG

Setiap saat, setiap manusia berhadapan dengan masalah. Afirmasi ini mutlak tak terbantah karena pada dasarnya oleh kepentingan manusia dan untuk kepentingan manusia sendiri hampir segala sesuatu bermuara. Terlebih, ketika manusia eksis lebih lanjut dalam kerangka kehidupan kolektif masyarakat, manusia akan semakin terbuka diperhadapkan dengan berbagai keadaan, terutama yang terjadi di luar kendali kapasitas individualnya. Dari sana, manusia berjumpa serta berkelindan dengan masalah sebagai kenyataan sehari-hari sehingga membentuk keadaan yang bersifat inheren. Karena itu, menurut saya, irama hidup manusia yang sejati sekaligus hakiki adalah eksistensinya di medan masalah.

Masalah memantik kesadaran manusia untuk berpikir, bertindak dan berhasrat. Masalah itu pula yang memindahkan eksistensi manusia dari suatu era ke era lainnya, bahkan mengangkat atau menjatuhkan kapasitas kemanusiaan manusia di hadapan suatu realitas yang menstimulasinya.

Pandangan umum tentang masalah sebagamana disampaikan melahirkan rumusan defenisionalnya sebagai resistensi antara das sollen dan das sein (kesenjangan antara harapan dengan kenyataan). Atau menggunakan pengertian yang lain, kesenjangan yang terjadi antara kondisi ideal yang didambakan dengan situasi faktual yang tengah dijalani. Artinya, ada ketidaksesuaian keadaan yang hadapi seseorang atau suatu komunitas dengan apa yang diinginkannya. Kemampuan dalam hal mempertemukan keinginan dan kenyataan, itulah yang dinamakan dengan memecahkan masalah.

Dalam menghadapi masalah, ada kalanya terknik penanganan yang dipakai tidak memberikan solusi secara efektif, efisien dan komprehensif, sebaliknya cenderung asal-asalan dan serampangan. Hal ini disebabkan adanya penerapan formula penyelesaian yang bersifat ‘apa adanya’ disertai pengetahuan dan pemahaman yang terbatas. Standar prosedur yang dipakai pun kualifikasinya rendah dan rata-rata. Salah satu contoh dari teknik penanganan yang tidak memberi solusi efektif, efisien dan komprehensif adalah dengan menerapkan mekanisme "coba-salah-coba lagi” (trial and error) ketika menghadapi suatu masalah.

Tentu saja, sebagai teknik dan upaya, "coba-salah-coba lagi” pantas diapresiasi sebab itu juga merupakan salah satu cara dibandingkan tidak melakukan sesuatu apapun ketika menghadapi masalah. Namun, guna merepresentasi tahap kematangan seseorang atau suatu tim dalam menanggapi masalah yang dihadapi, adalah lebih baik, produktif dan efisien bila penerapan mekanismenya berbasis dinamisasi fungsi rasio, yang membuka ruang bagi penetapan fondasi penalaran disertai susunan-susunan langkah sistematik penyelesaian masalah. Hal ini diyakini fungsional dalam implementasi teknik problem solving.

Pertanyaan stimulatoriknya, “mengapa teknik problem solving?”

Dalam perspektif saya, taraf penanganan masalah berbasis problem solving menandai gradient (tinggi-nya) kecakapan (capability), kecekatan (cleverness) serta keterukuran (measurable) manusia --baik dalam kontek individu maupun kelompok-- di dalam kemampuannya memecahkan masalah karena sarana personal yang digunakan adalah kapasitas rasio (akal), disamping bahasa, dan bukan sekedar naluri dan intuisi. Dominasi yang muncul melalui penggunaan standar problem solving adalah kalkulasi yang berbasis pada pertimbangan sementara dominasi yang muncul ketika menerapkan mekanisme trial and error adalah spekulasi yang berbasis pada feeling. Melalui penggunaan kapasitas rasio sebagai alat (tools) pemecahan masalah, manusia/seseorang/sekelompok orang dapat memperluas pemecahan masalah hingga di luar situasi konkret.

Lebih dari sekedar dalil menggunakan rasio, problem solving merupakan cara yang ilmiah dalam memecahkan dan menanggulangi masalah karena menggunakan langkah-langkah yang tepat dan sistematis merujuk pada metode-metode ilmiah.

Dalam pendekatan operasionalisasi sistem kolektif seperti organisasi, mudah sekali dijumpai konflik yang bermotiv perbedaan latar belakang pemikiran, ketidaksesuaian kehendak dan disharmoni kepentingan. Dan, sesungguhnya secara sosiologis itu alamiah dan wajar tetapi bagi eksistensi berkelanjutan sistem kolektif tersebut, hal ini dipandang mengancam. Untuk itulah tiap organisasi yang kuat itikat survifalistiknya (bertahan hidup) dan mengantar anggota-anggotanya kepada pencapaian tujuan bersama sebagaimana dicita-citakan, membutuhkan suatu mekanisme dan manajemen problem solving.

Di dalam perspektif kepemimpinan, kemampuan untuk melakukan pemecahan masalah adalah keterampilan yang dibutuhkan setiap aktor[1] operator sistem organisasi yang berada dalam posisi leader (Aktor dalam pengertian tulisan diatas adalah individu yang terlibat atau mengambil peran dalam keseluruhan realita kontekstual dan tindakan organisasi). Mengapa? Karena kepemimpinan dalam organisasi selalu dimaksudkan untuk mengelola dan menangani realitas bekerjanya sistem yang senantiasa sarat dengan masalah yang berkonsekwensi pada dibutuhkannya penanganan penyelesaian masalah. Selanjutnya, pimpinan yang mengenali masalah organisasinya secara kritis, tepat dan benar, dipastikan akan dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memperlancar proses kepemimpinan dan mendudukkannya pada fungsi utama sebagai seorang decision maker. Pada aspek ini ada korelasi yang sangat signifikan antara problem solving dengan decision making.

Seluruh skema penjelasan diatas adalah basis bagi persepsi pentingnya Angkatan Muda Gereja Protestan Maluku (AMGPM) mengkonstruksi pokok isu problem solving ke dalam sistem kurikulum pendidikan kader yang eksisting digunakan di berbagai wilayah dan strata pelayanan, sekaligus menjadi panduan bagi pelaksanaan salah satu tahap leadership training yaitu Pelatihan Kader Jenjang Menengah (PKJM) yang diselenggarakan oleh pengurus AMGPM Daerah Pulau Ambon pada Sabtu 22 – Minggu 23 Februari 2020 di lantai III Aula kantor Klasis GPM Pulau Ambon.

 

Materi Problem Solving ini disajikan secara sistematis menggunakan sistematika:

I.                Latar Belakang

II.              Pengertian

III.            Identifikasi & Penemuan Kemungkinan Masalah

IV.           Faktor Pemicu Masalah

V.             Klasifikasi Masalah

VI.           Tipe-tipe Masalah & Pemecahannya

VII.         Beberapa tipe yang mendasari sikap menanggapi masalah

VIII.        Nilai Ambang Mengenali Masalah

IX.           Manfaat Metode Pemecahan Masalah (Problem Solving Method)

X.             Bentuk-Bentuk Penerapan Problem Solving

XI.           Tahap-Tahap Penyelesaian Masalah

XII.         Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Problem Solving

XIII.        Hasil-Hasil Problem Solving

XIV.       Kelebihan & Kekurangan Metode Problem Solving

XV.         Penutup

 

 

 

II.            PENGERTIAN.

Konteks otentik dari kehidupan sehari-hari menunjukkan bahwa masalah (problem) bisa muncul baik dari dan bersumber pada pribadi, antar pribadi atau sebaliknya masalah bersama sebagai konsekwensi hidup bersosial dengan orang lain dalam suatu komunitas. Masalah itu sendiri terwujud secara internal dalam bentuk ekspresi mental yang emosional seperti tidak nyaman, rasa gagal, kalah, rugi, sedih, takut, marah dan lain sebagainya, serta terwujud secara eksternal seperti konflik terbuka dengan pihak lain. Dalam kaitan itu maka pada dirinya, masalah tidak pernah berdiri sendiri atau terisolasi melainkan selalu berkonstelasi dengan faktor-faktor lain yang membentuk latar belakang masalah atau mengagregasi hingga pada suatu titik tertentu dan memandai adanya masalah.  

Dari susunannya problem solving terdiri dari dua kata berbahasa Inggris yaitu “problem” dan “solving.”

 

A.     Pengertian Problem.

Menurut KBBI, masalah adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan. Suatu pernyataan tentang keadaan yang belum sesuai dengan yang diharapkan. Gambaran terhadap suatu keadaan yang bersumber dari hubungan antara dua faktor atau lebih yang menghasilkan situasi yang membingungkan.

Dalam kaitan deskripsi yang disampaikan, menurut saya, yang dimaksud dengan masalah (problem) adalah “refleksi kontekstual yang memperlihatkan situasi dimana seseorang dihadapkan pada kondisi yang kurang menyenangkan karena tidak diharapkan sekaligus memerlukan jalan keluar ke arah hal yang diharapkan. Dengan demikian, masalah menunjukkan kondisi asimetris antara suatu yang diharapkan dengan kenyataan yang sedang berlangsung.”

 

B.     Pengertian Problem Solving.

Problem Solving berasal dari dua kata; problem dan solves. Makna bahasa dari problem yaitu “a thing that is difficult to deal with or understand” (suatu hal yang sulit untuk melakukannya atau memahaminya), dapat juga diartikan “a question to be answered or solved” (pertanyaan yang butuh jawaban atau jalan keluar), sedangkan solve dapat dimaknai “to find an answer to problem” (mencari jawaban suatu masalah).

Syaiful Bahri Djamarah dan Aswan Zain mengartikan problem solving adalah “suatu cara berpikir secara ilmiah untuk mencari pemecahan suatu masalah.” Gulo, mengemukakan bahwa pengertian problem solving adalah ”metode yang mengajarkan penyelesaian masalah dengan memberikan penekanan pada terselesaikannya suatu masalah secara menalar.” (pada pengertian ini, Gulo hendak menempatkan kemampuan menggunakan kekuatan berpikir sebagai alat utama menyelesaikan suatu atau beberapa masalah yang dihadapi). Menurut Polya, problem solving adalah “usaha mencari jalan keluar dari sebuah kesulitan, suatu cara keluar dari rintangan, mencapai suatu tujuan yang tidak seketika dapat dimengerti.” Sementara, Husnaker menyebut suatu proses penghilangan perbedaan atau ketidaksesuaian yang terjadi antara hasil yang diperoleh dan hasil hasil yang diinginkan.

 

Berdasarkan beberapa definisi problem solving yang dikemukakan diatas, maka dalam arti yang luas, saya berpandangan bahwa penyelesaian masalah atau Problem Solving tidak lain dari ”upaya untuk memecahkan suatu masalah hingga dicapainya solusi melalui suatu sirkuit aktifitas berpikir yang melibatkan mekanisme kerja nalar dan intelektual, dimulai dari proses identifikasi, pemetaan permasalahan serta faktor-faktornya hingga pada perumusan jalan keluar menggunakan data dan informasi yang accountable dan akuratif.”

 

 

III.          IDENTIFIKASI & PENEMUAN KEMUNGKINAN MASALAH.

Dalam berbagai konteks, kemunculan suatu masalah bisa bersifat predictable dan bisa pula bersifat unpredictable. Kemunculannya pun bisa mengambil bentuk konkrit, informal serta intuitif.

Di bawa lebih spesifik dalam kaitan konteks pengelolaan sistem suatu organisasi (seperti AMGPM), terdapat setidaknya empat macam situasi yang memberikan warning potensi adanya masalah yaitu:

A.     Deviasi dari pengalaman masa lalu (bersifat jangka panjang).

Yang dimaksudkan dengan deviasi dari pengalaman masa lalu, artinya terlampauinya pola prestasi sebelumnya dari yang pernah dicapai dalam organisasi.

Contoh:

      Kualitas dan kuantitas implementasi program tahun 2019 merosot dibanding tahun 2018;

      Pendapatan Bidang V berkurang tahun ini dibanding tahun sebelumnya;

      Jumlah Cabang yang aktif di Daerah mengalami penurunan.

Tiga contoh peristiwa diatas memberikan indikasi bahwa ada masalah yang sedang dialami oleh organisasi.

 

B.     Deviasi dari rencana yang ditetapkan (bersifat jangka pendek).

Deviasi dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi atau harapan organisasi tidak terpenuhi.

Contoh:

      Implementasi kegiaan bergeser dari jadwal waktu yang ditetapkan sehingga mempengaruhi implementasi kegiatan lainnya;

      Tingkat serapan anggaran lebih rendah dibanding yang dianggarkan;

      Rencana pelaksanaan kegiatan terhalang kondisi batang tubuh keuangan.

Contoh peristiwa seperti di atas memberi tahu organisasi bahwa ada yang harus dilakukan untuk mengembalikan rencana ke jalur semula.

 

C.    Pihak lain.

Sebagai konsekwensi dari eksistensi yang bermitra dengan berbagai lingkungan pelayanan baik internal maupun eksternal, Organisasi seringkali memperoleh masukkan tentang adanya masalah atau potensi masalah. Bisa lewat orang tua para anggota, Pengurus Wadah pelayanan atau Majelis Jemaat, Masyarakat lingkungan, aparat keamanan dan berbagai kemungkinan pihak lainnya.

 

D.    Kompetisi atau prestasi bersaing.

Kompetisi dan prestasi dalam suatu persingan, selalu mengandung potensi masalah, sekaligus menunjukkan gejala (symptom) bagi identifikasi dan penemuan kemungkinan masalah.

 

 

IV.          FAKTOR PEMICU MASALAH.

Beberapa faktor yang secara umum diidentifikasi sebagai pemicu masalah antara lain, aktor, peralatan, cara kerja, bahan baku, media, motivasi dan keuangan.

A.     Men power (Aktor operator). Masalah-masalah yang disebabkan faktor manusia bisa berupa:

           Kekurangan pengetahuan

           Tidak terlatih

           Tidak berpengalaman,

           Kurang memiliki keterampilan dasar (berorganisasi)

           Termasuk juga hingga problem yang berkaitan dengan mental dan fisik, kelelahan, dan stres, ketidak pedulian dan lain-lain.

 

B.     Machines (Mesin dan peralatan). Yang termasuk dalam pengertia  Machines atau peralatan, bila dikonstruksi ke dalam cara pandang pengelolaan pelayanan AMGPM, bisa mengambil contoh:

           Tidak adanya gedung sekretariat untuk mobilitas kearsipan dan dan manajemen koordinasi antar pengurus.

           Misalnya, sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin atau peralatan penunjang operasional dan mobilitas organisasi dan pelayanan.

           Atau, bila dalam kaitan intervensi analisis sosial secara eksternal, dimaksudkan untuk menelisik mesin-mesin produksi, termasuk fasilitas dan peralatan lain, ketidaksesuain mesin dengan spesifikasi tugas, mesin tidak dikalibrasi, terlalu complicated, terlalu panas dan lain-lain.

 

C.    Methods (Metode kerja). Berkaitan dengan prosedur dan metode kerja yang tidak benar, contoh:

           Tidak bekerja sesuai Job bidang;

           Tidak memahami apa yang menjadi tugasnya;

           Sengaja menyimpang dari mekanisme kerja yang disepakati;

           Kesepakatan cara kerja yang tidak cocok dengan konteks yang sementara dihadapi, dan lain-lain.

 

D.    Materials (bahan baku dan bahan penolong). Berkaitan dengan ketiadaan atau ketidaktepatan spesifikasi kualitas bahan baku dan bahan penolong yang digunakan, contoh:

           Ingin membuat surat tetapi kertas tidak ada atau tidak cukup, kehabisan tinta, printer rusak;

           Ingin mendistribusi informasi organisasi tetapi perangkat HP yang dipunyai tidak support aplikasi Whatsapp, dan lain-lain.

 

E.     Media. Dalam konteks tertentu, apa yang dimaksud dengan media, dapat juga meliputi material atau bahan baku dan bahan penolong.

 

F.     Motivation (Motivasi). Berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja yang benar dan profesional. Contoh:

           Pengurus tidak kreatif;

           Dalam melaksanakan tugas terlalu bersikap rekreatif;

           Tidak mampu bekerjasama dalam kepengurusan, dan lain-lain.

 

G.    Money (Keuangan). Berkaitan dengan ketiadaan dukungan finansial yang mantap guna memperlancar proyek peningkatan kualitas yang akan ditetapkan.

 

 

V.            KLASIFIKASI MASALAH

Secara kognitif, masalah dapat diklasifikasi menjadi beberapa sebab atau keadaan yang antara lain:

1.         Masalah yang diciptakan (Problems to be created).

Masalah yang diciptakan ini sering disebut, masalah potensial yang baru akan menjadi masalah aktual dimasa yang akan datang. Upaya menyelesaikan masalah ini melalui inovasi kreatif (peningkatan radikal dramatik) terus menerus. Orang-orang sukses pada umumnya selalu memecahkan masalah pertama, yaitu menetapkan target kinerja kemudian berusaha secara kreatif dan inovatif untuk mencapai target itu.

 

2.         Masalah yang dirasakan (Problems to be Perceived), yang berkaitan dengan upaya peningkatan secara bertahap (terus-menerus) yang bertujuan memperkuat posisi yang sekarang.

Contoh:

Beberapa orang Pengurus AMGPM, terpilih sebagai Majelis Jemaat, hal itu, baik secara langsung atau tidak langsung menimbulkan adanya masalah yang dirasakan, berupa melemahnya optimalisasi fungsi struktur dan kinerja program. Meski ditinjau dari perspektif yang lain, dengan menjadi Majelis Jemaat, pengurus dimaksud punya lingkup yang makin luas untuk banyak kepentingan dan kebutuhan yang memperkuat posisi organisasi dalam rangka tugas pelayanan dan koordinasi kelembagaan.

 

3.         Masalah yang telah terjadi (Problems Already occurred). Ini terkait target-terget masa lalu yang tidak tercapai atau deviasi dari standar-standar yang ditetapkan.

Contoh:

      Program-program organisasi yang tidak berjalan;

      Pengurus gagal laksanakan RAKER atau MPPC atau MPPD;

      Panitia tidak berfungsi sebagaimana mestinya, dan lain-lain.

Contoh ini bisa diperluas meliputi misalnya anggota tidak aktif dalam tanggungjawab bayar iuran atau lari dari tanggungjawab pimpin ibadah.

Orang-orang gagal pada umumnya menghadapi jenis ini. Mereka sering tidak melakukan solusi masalah kreatif, melainkan mencari “kambing hitam” pada faktor-faktor yang tidak terkendali dan penyebab yang tidak dapat diprediksi seperti bencana alam, kondisi cuaca, dan faktor-faktor lain diluar diri mereka.

 

 

 

VI.          TIPE-TIPE MASALAH DAN PEMECAHANNYA.

Sedikitnya terdapat 4 (empat) tipe masalah yang bisa kita pelajari. Antara lain:

A.     Berdasarkan tingkat resiko.

Berdasarkan tingkat resiko, didapati kategori masalah sederhana dan masalah rumit.

Masalah yang sederhana (skala kecil), merupakan jenis masalah yang berdiri sendiri dan tidak memiliki kaitan erat dengan masalah yang lain.

Ciri masalah sederhana (simple problem) adalah:

      Berskala kecil;

      Berdiri sendiri;

      Tidak mengandung konsekwensi yang besar;

      Pemecahan tidak memerlukan pemikiran luas dan mendalam.

 

Masalah yang rumit (skala besar). Suatu masalah yang tidak berdiri sendiri karena memiliki kaitan erat dengan masalah yang lainnya sehingga dapat kita sebut masalah dengan skala yang besar.

Contoh:

Tidak terlasananya suatu pemekaran Ranting atau Cabang disebabkan belum dibuatnya proposal pemekran, disebabkan identifikasi dan syarat-syarat bagi dilakukannya pemekaran serta langkah-langkah teknisnya belum dilakukan seperti hasil pendampingan belum dilaporkan dalam bentuk tertulis untuk dijadikan dasar dan lampiran proposal. Proposalnya belum dibahas dalam lembaga legislatif, belum disampaikan kepada pengurus jenjang diatasnya, hingga belum lakukan visibility study, belum turunkan Caretaker, dan seterusnya.

Ciri masalah rumit (complex problem) adalah:

      Berkala besar,

      Tidak berdiri sendiri,

      Mengandung konsekuensi besar,

      Pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analistis.

 

 

Ditinjau dari jenisnya, masalah rumit terbagi menjadi dua yaitu:

      Masalah terstruktur yaitu masalah yang jelas faktor penyebabnya, bersifat rutin dan biasnya timbul berulang kali sehingga pemecahannya dapat dilakukan dengan tehnik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetif dan dibakukan.

Contoh:

v  Masalah pelunasan Iuran Ranting ke Cabang atau, dari Cabang ke Daerah

v  Pemilihan Pengurus di setiap periode

v  Sistem pengelolaan atau penyelenggaraan ibadah AMGPM

v  Untuk konteks yang umum, bisa mengambil contoh penerapan peraturan sehubungan dengan pelanggaran lalulintas oleh pengendara sepeda motor.

 

      Masalah yang tidak terstruktur yaitu suatu masalah yang bersifat tidak rutin, tidak jelas atau tidak terdeteksi sejak awal faktor penyebabnya, pemecahan masalahnya pun lebih rumit dan lebih lama.

Contoh:

Untuk memenangkan suatu kontestasi Ketua di AMGPM, organisasi salah satu kader terbaik untuk maju, pada kenyataannya, ada kriteria pencalonan yang mengharuskan lampiran lampiran sertifikat lulusan PKJD atau PKJM atau PKJL, dan ternyata kader dimaksud tidak memiliki salah satu sertifikat dari yang disyaratkan sehingga tidak berhasil diloloskan dalam kontestasi.

Masalah tidak terstruktur itu terjadi karena organisasi tidak mempertimbangkan kemungkinan adanya syarat dimaksud.  

B.     Berdasarkan sifatnya : Masalah pribadi dan juga kelompok.

C.    Berdasar sumber penyababnya: Manusia, sarana/mesin, waktu, dan lain-lain.

D.    Berdasarkan bidangnya : Masalah teknis dan masalah non tehnis.

 

 

 

VII.       BEBERAPA TIPE YANG MENDASARI SIKAP MENANGGAPI MASALAH.

A.     Tipe Pemimpin.

Tipe ini menyenangi pengembangan imajinasi. Senang mencetuskan ide dan gagasan baru, namun jarang mengambil tindakan untuk mewujudkannya. Ia tidak pernah berusaha mencari tahu bagaimana mengubah gagasan menjadi tindakan nyata. Itu artinya, ia juga tidak pernah berusaha menyelesaikann masalahnya. Ia puas dengan hanya sekedar memikirkan mimpi-mimpi hebatnya. Tipe pemimpin ini, hanya mahir bermimpi hebat, tetapi tidak pernah menjadikannya kenyataan.

 

B.     Tipe Inisiatif.

Tipe ini bukanlah orang yang kuatir menghadapi masalah. Kekuatan mentalnya terletak pada optimisme dan berpikir positif. Saat ada masalah ia segera bertindak. Ia cenderung mampu menyelesaikan masalah lebih efektif dan efisien. Kelemahannya adalah agresifitasnya bila tidak didukung oleh mentalitas kerja sistem, maka berkecenderungan mengambil alih pekerjaan orang lain, dan itu bisa memantik problem yang baru.

 

C.    Tipe Pengeluh.

Ini tipe orang yang cepat menyerah setiap kali menghadap masalah. Ia berkata, saya tidak mampu melakukannya. Orang bertipe ini sama sekali tidak bertipe problem solver. Tidak jarang tipe orang ini sebenarnya memiliki gagasan hebat untuk menyelesaikan masalah. Namun sekalipun dia punya kemampuan di atas rata-rata, sugesti ketidakmampuanlah yang mendominasi mentalnya. Pada titik ini, kompensasinya adalah keluhan-keluhan yang disampaikan, disertai “buang salah” (menyalahkan semua orang termasuk dirinya sendiri).

 

D.    Tipe Pengkritik.

Tipe ini senang sekali menunjukan keaktifan dirinya dengan cara mengkritik apapun. Bahkan seakan-akan kritik menjadi satu-satunya penanda eksistensinya. Apapun rencana penyelesaian masalah yang disusun, akan selalu berhadapan dengan kritikan darinya. Tujuannya hampir hanya satu yaitu menunjukkan kelemahan dan menjatuhkan ide orang lain. Ia menjadi pribadi yang sangat mudah menyalahkan orang lain setiap kali ada sesuatu yang salah.

Karakter lain dari seorang pengkritik adalah karena senang menuding pada kesalahan orang lain, ia sendiri diliputi ketakutan untuk berbuat sesuatu. Ia selalu takut memikul tanggung jawab dan menghadapi kenyataan bahwa ia sendiri juga bisa melakukan kesalahan.

 

E.     Tipe Pemecah Masalah.

Tipe pemecah masalah berada pada sikap berfikir dan melihat dunia dengan cara yag berbeda. Ketika sebagian orang melihat sesuatu masalah, mereka justru melihat pelung menuju kesuksesan, mereka berfokus pada tujuan dalam menyelesaikan setiap tantangan dan masalah. Mereka menaggapi suatu permasalahan dengan tenang, mereka menganalisis sesuatu, mencari tahu akar penyebab masalah, berani mengambil keputusan dan menyusun rencana yang baik, mengamankan setiap perencana, serta mampu mengesekusi dan memantau kemajuan setiap rencana mereka.

 

 

 

VIII.     NILAI AMBANG UNTUK MENGENALI MASALAH.

Seorang problem solver harus memiliki kepekaan tinggi untuk mendefisinikan situasi apakah sebagai masalah atau suatu kesempatan. Ini yang dimaksud dengan nilai ambang mengenali masalah, karena adanya suatu gejala atau fenomena sebagai masalah selalu bersifat subjektif. Apa yang dikira masalah, bisa saja sesungguhnya itu peluang. Bahkan jika itu masalah pun, bisa diperoleh peluang daripadanya.

Ada beberapa pertanyaan yang bisa dijadikan panduan, misalnya:

      Seberapa besar kesenjangan antara keadaan sebenarnya dan yang diinginkan? (sebab dalam interval jarak antara keadaan sebenarnya dengan yang diinginkan, disitulah masalah memiliki ruang).

      Bagaimana kesenjangan ini mempengaruhi peluang organisasi untuk mencapai  atau melampaui sasaran dan tujuan?

      Bila kesenjangan ini merupakan masalah, seberapa sulit untuk membetulkannya? Seberapa cepat organisasi bertindak membetulkannya atau mengambil keuntungan dari peluang?

 Contoh:

Setelah dilaksanakannya PKJD, DAPUA jadi kelimpahan kader-kader Jenjang Dasar yang dapat didayagunakan membantu Pengurus Daerah mengelola sistem Pendidikan Kader Jenjang dasar di Cabang-cabang dan Ranting-Ranting.

v Apa peluangnya? Adalah tersedia sejumlah kader siap pakai.

v Apa masalahnya? Beberapa pengurus Daerah yang qualified secara organisasi dan intelektual jadi kehilangan kesempatan publis ide-ide cemerlangnya.

v Apakah menimbulkan kesenjangan (jawabannya relatif tetapi kita mengasumsikan sebagai ada kesenjangan).

v Sejauh apa kesenjangan itu mempengaruhi peluang DAPUA mencapai sasaran berorganisasi (jawabannya relatif tetapi kita asumsikan, bisa konflik internal, bisa konflik antara PD dengan tim, bisa PD jadi pasif mendukung kegiatan-kegiatan PKJD, bisa Tim melakukan politik inaktif, dll).

v Apakah sulit membetulkannya? Pemimpin dengan karakter problem solver mampu melakukannya karena ada keterlibatan transmisi kecerdasan menyelesaikan masalah dengan pendekatan yang terukur efektif dan efisien.

 

 

 

IX.          METODE PROBLEM SOLVING.

Ditinjau dari metode atau cara pemecahan masalah, ada 5 (lima) pendekatan yang dapat diterapkan, yakni:

A.     Pendekatan ilmiah, (scientific problem solving).

Dikarenakan pendekatannya yang bersifat ilmiah, metode pemecahan masalah yang dihadapi, menggunakan teori ilmiah dan sistematika ilmu. Dimulai dari tindakkan observasi, pengumpulan data, pengolahan, dan uji validitas data

Pendekatan ini sesungguhnya lebih cocok diterapkan dalam kaitan masalah-masalah keilmuan. Meski demikian dapat juga kita terapkan dalam organisasi. Utamanya yang secara operasional dalam melihat latar belakang munculnya masalah dan langkah-langkah pemecahannya.

 

B.     Pendekatan fungsional-organis.

Dalam pendekatan ini, aktifitas problem solving selalu dimulai dari mencari dan mengenali konektifitas penyebab (cause) dan akibat (result) yang ditimbulkan, disekitar perencanaan (planning) maupun pelaksanaan (realization) kegiatan organisasi.

 

C.    Pendekatan kekuasaan.

Dalam pendekatan ini, terjadi pengambilalihan seluruh persoalan oleh seorang problem solver disertai penyusunan kembali (recomposition) tugas dan kewajiban tiap orang secara proporsional.

Beberapa bentuk bersifat radikal yang muncul dari penerapan pendekatan ini oleh seorang pimpinan, misalnya; pemecatan, pendelagasian wewenang, pengambilalihan tugas secara sepihak, dan lain-lain.

 

D.    Pendekatan filosofis.

Pendekatan ini untuk sebagian besarnya digunakan sebagai standar dalam menerapkan pendekatan ilmiah, sebab dasar dari pemecahan masalahnya menggunakan tahap demi tahap pemikiran yang sistematis, dimulai dari pemecahan masalah yang sebenarnya, penerapan metode pemecahan dan penelusuran kembali tujuan dari alternatif pemecahan yang ditetapkan.

 

E.     Pendekatan destruktif-rekonstruktif.

Ini bentuk pemecahan masalah yang ekstrem. Konkritnya, bisa mengambil bentuk membubarkan (misalnya pembubaran organisasi, pembubaran panitia) atau lewat cara perubahan pembaharuan (misalnya nama organisasi, alur job description, pola manajemen, dan lain-lain).

 

 

 

X.            MANFAAT METODE PEMECAHAN MASALAH (PROBLEM SOLVING METHOD).

Setidaknya ada 6 point manfaat yang bisa kita peroleh dari penerapan metode Problem Solving, antara lain:

      Memberikan panduan organisasi dan kader untuk berfikir secara kreatif, solutif secara profesional, tepat sasaran, praktis serta menghasilkan kesimpulan yang benar dan realistis dan membuat keputusan yang tepat sasaran dan waktu.

      Membimbing organisasi dan kader memiliki kecerdasan prioritas dalam mengambil setiap keputusan, sehingga hasilnya signifikan dan dapat diterima semua pihak.

      Punya pemahaman kuat terhadap masalah serta mengelolanya berbasis paradigma pemecahan masalah.

      Membantu mengurai tahapan yang harus di lakukan dalam menangani masalah termasuk menghindari kemungkinan kesalahan selama proses penyelesaian masalah serta tahapan ke arah solusi terbaik.

      Memberi panduan mengimplementasikan alternatif solusi, menetapkan langkah efektif agar penyelesaian masalah dapat memberi hasil terbaik dan mampu menghindari potensi masalah di kemudian hari.

      Menjadi panduan dalam upaya menjadikan penyelesaian masalah sebagai kegiatan/siklus permanen di area pelayanan dan organisasi.

                             

 

 

XI.          BENTUK-BENTUK PENERAPAN PROBLEM SOLVING.

Bentuk penerapan problem solving, ada yang bersifat sistematik tapi ada juga yang disfungsional. Setidaknya ada 3 (tiga) bentuk penerapan problem solving, yaitu:

A.     Rational Problem Solving.

Merupakan teknik problem solving yang diterapkan dengan berbasis ukuran pertimbangan dan tindakan rasional, konstruktif dan sistematik, sebagai perwujudan kemampuan menyelesaikan masalah

Model ini terdiri dari 4 tahapan, yaitu:

 

1.     Identifikasi Masalah.

Problem solver melakukan klasifikasi ketika mengerti masalah yang dihadapi. Caranya, mengumpulkan banyak spesifikasi dan fakta konkrit tentang kemungkinan masalah, mengidentifikasi dan dijadikan sebagai sumber pencarian jalan keluar.

 

2.     Mencari Solusi Alternatif.

Fokus pada tujuan untuk menyelesaikan masalah tersebut dan mencoba untuk mengidentifikasi banyak solusi yang memungkinkan termasuk yang konvensional. Ini penting karena selalu ada banyak solusi terhadap suatu masalah tetapi tiap solusi selalu meninggalkan residu masalah baru. Dalam kaitan ini maka alternatif yang harus diambil adalah solusi yang meninggalkan residu paling kecil atau sedikit.

 

3.     Mengambil Keputusan.

Problem solver mengantisipasi terhadap keputusannya dalam solusi yang berbeda, mempertimbangkan, membandingkan dan kemudian memilih yang terbaik atau solusi yang efektif yang paling berpotensial.

 

4.     Mengimplementasi Solusi dan Pembuktian.

Seseorang harus berhati-hati dalam menerima dan mengevaluasi solusi yang menjadi pilihan setelah mencoba untuk melaksanakan solusi tersebut kedalam situasi masalah dalam kehidupan nyata.

 

 

B.     Mengabaikan Kata Hati.

Ini adalah salah satu pola karakteristik penyelesaian masalah yang disfungsional dalam usaha aktif yang digunakan dalam menerapkan strategi menyelesaikan masalah dan tekniknya. Cirinya menyempit, implosif (ledakkan dari dalam), berhati-hati, sangat cepat, dan tidak lengkap.

C.    Bentuk Menghindari Masalah.

Bentuk ini adalah salah satu karakteristik penyelesaian masalah yang disfungsional berupa penundaan, pasif atau tidak melakukan apapun dan ketergantungan.

 

 

 

XII.       TAHAP PENYELESAIAN MASALAH.

Lawner Senesh menggunakan tiga tahap dalam proses penyelesaian masalah, yaitu: 

A.     Tahap motivasi.

B.     Tahap pengembangan.

Dalam tahapan ini langkah-langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut:

      Menemukan gejala-gejala problematik (symptus of the problem)

      Mempelajari aspek-aspek permasalahan (aspects of the problem)

      Mendefinisikan masalah (definition of the problem)

      Menentukan ruang lingkup permasalahan (scope of the problem)

      Menganalisi sebab-sebab masalah (causes of the problem)

      Menyelesaikan masalah (solution of the problem)

C.    Tahap komulasi.

 

Berbeda dari Lawner Senesh maka David dan Johnson lebih meninjau persoalan penyelesaian masalah dari sudut kelompok. Syaratnya, mempunyai sifat penting” (important), “mendesak” (urgent) dan “dapat diselesaikan” (solutionable).

Prosedur penyelesaiannya adalah sebagai berikut:

A.     Mendefinisikan masalah.

Cara untuk mendefinisikan sekaligus penemuan masalah dilakukan sebagai berikut:

      Kemukakan (dalam kelompok) peristiwa yang dianggap sebagai masalah, (tertulis maupun lisan).

      Kelompok merumuskannya dalam suatu kalimat sederhana (brain stroming).

      Terima setiap pendapat (jangan mempersoalan tepat/tidaknya atau benar/salah pendapat tersebut).

      Setiap pendapat ditinjau kembali dengan meminta penjelasan dari kelompok

      Pilih rumusan yang tepat, atau dirumuskan kembali perumusan-perumusan yang kurang tepat.

      Akhirnya, kelompok memilih suatu perumusan yang paling tepat yang dapat dipakai oleh semua.

 

B.     Mendiagnosa masalah.

Setelah merumuskan masalah, langkah berikut ialah mendiskusikan sebab-sebab timbulnya masalah.

Menurut Johnson dan David, masalah muncul karena dua faktor, yaitu:

         Faktor-faktor yang mendorong ke arah tercapainya tujuan.

         Faktor-faktor yang menghambat usaha tercapainya tujuan.

Munculnya masalah disebabkan kedua faktor itu berada dalam keadaan seimbang.

Analisis terhadap kedua faktor tersebut disebut “Analisis Kekuatan Lapangan” (AKL).

AKL ini dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

      Brainstroming agar setiap anggota kelompok mendenfikasikan kedua macam faktor itu, faktor pendukung dalam faktor penghambat.

      Penyusun faktor-faktor itu secara berurutan menurut kuatnya pengaruh peristiwa yang aktual (suatu masalah akan dapat teratasi jika faktor penghambat didalamnya dikurangi dan faktor pendukungnya ditingkatkan. Usaha untuk mengubah kedua faktor tersebut akan lebih mudah jika ada fasilitas yang tersedia).

      Cari upaya untuk mengubah kekuatan pada faktor-faktor pendukung.

      Memilih beberapa kemungkinan tindakan yang dianggap paling memberi harapan. Kemudian disusun kembali langkah-langkah yang sudah diplih.

      Mempelajari kembali langkah-langkah kegiatan untuk mengetahui seberapa jauh masing-masing langkah itu dapat dipakai dalam penyelesaian masalah.

 

C.    Rencana Evaluasi.

Merencanakan cara mengevaluasi, Keefektifan program penerpannya dan kemungkinan yang dapat dilakukan dalam prosedur evaluasi.

 

D.    Merumuskan alternati strategi.

Pada tahap ini, kelompok mencari berbagai alternatif cara menyelesaikan masalah. Menurut teori ini, perubahan-perubahan pada situasi yang aktual dapat terjadi jika kekuatan-kekuatan yang mendukung ataupun menghambat mengalami perubahan sehingga tingkat keseimbagannya berubah.

Ada tiga cara untuk mengubah titik keseimbangan itu, yaitu;

       Menambah kekuatan pada faktor pendukung.

       Mengurangi kekuatan pada faktor penghambat.

       mengubah faktor penghambat menjadi faktor pendukung.

 

E.     Menentukan dan menetapkan strategi.

Setelah berbagai alternatif ditemukan oleh kelompok, maka dipilih alternatif mana yang akan dipakai.

Penyelesaian masalah ini terdiri dua aspek, yaitu:

      Pengambilan keputusan (decision making).

      Penerapan keputusan (desicion implementasion).

 

Model lain dari suatu tahap penyelesaian masalah atau dapat juga disebut langkah-langkah pemecahan masalah dapat dilakukan melalui cara:

A.     Mengidentifikasi Masalah.

Identifikasi masalah yang sangat jelas dan spesifik adalah langkah awal yang penting. Keberhasilan identifikasi akan mendukung akurasi dan validasi data dalam proses pemecahan masalah.

Dalam mengidentifikasi masalah ada beberapa teknik yang digunakan, yaitu:

      Teknik pengamatan langsung,

      Teknik consensus seperti matrik prioritas

      Teknik Analisis data.

 

B.     Mendefinisikan Masalah.

Setelah masalah telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan masalah yang kemudian akan menjadi informasi lebih rinci. Selanjutnya dapat ditetapkan signifikansi masalah dan prioritas masalah sehingga akan lebih efisien dalam pemecahan masalah.

 

C.    Mengorganisir Informasi.

Informasi yang tersedia akan lebih berkualitas, lebih maksimal dan akurat apabila diorganisir atau diatur dengan baik sehingga lebih siap dengan solusi yang akurat kedepannya.

 

D.    Membentuk suatu Strategi.

Selanjutnya adalah mengembangkan strategi untuk memecahkan masalah. Banyak strategi yang dapat digunakan tergantung pada jenis dan beratnya masalah yang dihadapi.

E.     Mengalokasikan Sumber.

Sebelum mulai untuk memecahkan masalah, Prioritas masalah yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya sangat diperlukan dalam mengalokasikan sumber daya yang dimiliki, baik itu SDM, anggaran atau sumber daya yang lain.

 

F.     Membuat Keputusan.

Setelah melaui beberapa tahapan dan menghasilkan berbagai macam opsi, langkah selanjutnya adalah mengambil keputusan melalui sikap realistis dan berfikir logis atas kelebihan dan kekurangan potensi masing-masing opsi untuk memilih beberapa opsi yang diinginkan.

 

G.    Pemantauan Kemajuan (Monitoring).

Setelah Solusi telah diputuskan atau ditetapkan dan dalam proses pelaksanaan untuk pemecahan masalah, langkah berikutnya adalah melakukan pemantauan secara berulang dari waktu ke waktu untuk mengukur apakah menunjukkan pergerakkan ke arah tujuan atau tidak sama sekali.

 

H.    Mengevaluasi.

Dari hasil pemantauan yang telah dilakukan dapat diperoleh beberapa informasi yang penting untuk dilakukan suatu evaluasi atau penilaian. Apakah solusi tersebut tetap dilanjutkan, menyarankan perbaikan, dilakukan revisi atau dihentikan sama sekali jika tidak ada kemajuan sedikitpun.

 

 

 

XIII.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PROBLEM SOLVING.

Proses problem solving dipengaruhi oleh 4 (empat) faktor yang antara lain:

A.     Motivasi.

      Motivasi yang rendah akan mengalihkan perhatian terhadap suatu pokok masalah (sesuatu yang sesungguhnya merupakan masalah, jadi kurang diperhatikan).

      Sebaliknya bila motivasi yang terlampau tinggi akan membatasi fleksibilitas (di dalam fleksibilitas, sudut pandang kita menjadi lebih luas dan kita mudah menemukan cara-cara kreatif dalam hal memandai sesuatu sebagai adanya masalah, tahu bagaimana mendekati serta menyelesaikan masalah).

 

B.     Asumsi dan Sikap yang Salah. Asumsi merupakan Kerangka rujukan dalam menerapkan problem solving. Kepercayaan dan sikap yang salah dapat menyesatkan kita dalam mengusahakan problem solving.

Contoh:

Bila kita berasumsi bahwa tanpa kehadiran kita (dalam konteks personal) tidak akan mempengaruhi jumlah penghadir kebaktian Ranting atau Cabang atau Daerah, dan itu mendasari kita tidak hadir, dimana kenyataannya orang lainpun berasumsi dan melakukan hal yang sama, maka kita telah menciptakan kesulitan bagi adanya kebergantungan antara kita dengan suatu proses kebaktian.

 

C.    Kebiasaan. Kecenderungan mempertahankan pola pikir tertentu atau melihat masalah dari satu sisi saja, atau kepercayaan yang berlebihan tanpa kritis pada pendapat yang lain, akan menimbulkan pemikiran yang kaku (rigid mental set). Hal ini menghambat pemecahan masalah secara efisien. Padahal yang dibutuhkan dalam suatu proses problem solving adalah kebisaan berpikir longgar dan fleksibel (flexible mental set).

 

D.    Emosi. Dalam menghadapi berbagai situasi, potensi inti atau kekuatan dari dalam (inner power) yang paling sering kita gunakan --secara sadar maupun tidak sadar-- adalah sisi emosional. Emosi mewarnai seluruh cara berpikir kita sebagai manusia yang utuh, karena itu kita tidak dapat mengesampingkan emosi. Tetapi bila emosi itu sudah mencapai intensitas yang begitu tinggi dan tidak terkelola, kita menjadi sulit berpikir efisien. Padahal problem solving mempersyaratkan kekuatan cerpikir efisien.

 

 

 

XIV.     HASIL-HASIL PROBLEM SOLVING.

Berbicara tentang hasil problem solving, saya ingin mengantar kita meninjaunya dari sudut proses konflik dimana melalui proses dan hasil penerapan problem solving, didapati hasil tertentu. Dalam kaitan ini, dapat dikatakan bahwa problem solving yang sukses dapat melahirkan tiga macam hasil: kompromi, kesepakatan tentang tata cara menentukan pemenang, atau solusi integratif .

A.     Kompromi. Kompromi adalah kesepakatan yang dicapai ketika pihak-pihak yang berkonflik dan membutuhkan problem solving, mengambil titik tengah dari antara dua kondisi konfliktual yang berhadap-hadapan.

Contoh:

Keputusan bersama untuk mengatasi pertentangan hari ibadah Daerah Pulau Ambon yang semula dilaksanakan pada hari Kamis, dipindahkan ke hari Selasa sehingga Ranting dan Cabang bisa menghadiri ibadah Daerah tanpa meninggalkan ibadah-ibadah Ranting.

 

B.     Kesepakatan tentang tata cara menentukan pemenang.

Dalam praktek organisasi AMGPM, cara paling mudah menandai problem solving dalam perspektif kesepakatan tentang tata cara menentukan pemenang dapat dirujuk kepada proses voting di setiap pemilihan Ketua dan atau Sekretaris Ranting, Cabang ataupun Daerah.

Selain contoh di atas, yang termasuk dalam konteks problem solving untuk menentukan pemenang, dapat ditemukan dalam misalnya melempar koin, membandingkan kebutuhan, menyerahkan pada putusan pihak ketiga, dan lain-lain.

 

C.    Solusi integratif.

Solusi integratif, adalah solusi yang me-rekonsiliasi-kan (mengintegrasikan) kepentingan semua pihak. Solusi integratif melahirkan hasil bersama tertinggi diantara ketiga macam kesepakatan.

Contoh:

Bersamaan waktu Konfercabnya, Cabang Elim III dan Cabang Elim IV Waimahu berkonflik untuk beberapa pohon kelapa yang akan diambil buahnya.

Kesepakatan kompromis tercapai dengan membelah semua buah kelapa yang diambil dari pohon menjadi sama besar, setelah itu Cabang Elim III mengambil daging dan air kepala untuk membuat es kelapa dan santan, sementara tempurung dan kulit kelapanya dibuang. sebaliknya Cabang Elim IV Waimahu mengambil tempurung dan kulit kelapa untuk membakar Ikan dan Sate dan isinya dibuang.

Bila yang digunakan bukan pendekatan kompromi tetapi solusi integratif maka yang akan diperoleh adalah Cabang Elim III akan mengambil semua daging dan air kepala untuk membuat es kelapa dan santan, sementara Cabang Elim IV Waimahu mengambil semua tempurung dan kulit kelapa untuk membakar Ikan dan Sate. Dengan kompromi mereka tidak akan mendapatkan pembagian semacam itu. Artinya, solusi yang benar-benar integratif yaitu solusi yang benar-benar memuaskan kedua belah pihak.

Perlu menjadi catatan bahwa solusi integratif kebanyakan tidak sesukses itu.

 

 

 

XV.       KELEBIHAN DAN KEKURANGAN METODE PROBLEM SOLVING.

Dalam perspektif AMGPM, penerapan problem solving mengandung kelebihan sekaligus kelemahan. Hal ini cukup wajar karena tidak ada satupun metode yang sempurna selain kecocokkan terhadap keadaan tertentu.

A.     Kelebihan metode problem solving:

      Metode ini memungkinkan tata layan AMGPM selaras dan relevan dengan kehidupan dan pelayanan.

      Membiasakan organisasi dan kader menghadapi dan memecahkan masalah secara terampil.

      Merangsang pengembangan kemampuan berfikir organisasi secara kreatif dan menyeluruh, karena dalam proses berorganisasi banyak melibatkan kerja atau proses mental dengan menyoroti permasalahan dari berbagai segi dan mencari pemecahan masalah.

 

B.     Kelemahan metode problem solving:

      Menentukan suatu masalah yang tingkat kualitasnya sesuai dengan tingkat berfikir kader, Pengurus dan level organisasi (misalnya Rantng) serta pengetahuan dan pengalamanya, sungguh membutuhkan kemampuan dan ketrampilan berpikir kreatif.

      Memerlukan waktu yang relatif banyak dan konsentrasi yang relatif tinggi, sehingga tidak jarang tidak terlaksana mengingat fokus utama individual masing-masing orang yang tidak selalu diarahkan kepada organisasi dan pelayanan.

      Mengubah kebiasaan anggota, kader dan pengurus untuk terbiasa mendengar dan menerima informasi dari berbagai sisi dan mengambangkan kemampuan berfikir memecahkan permasalahan, kadang-kadang menjadi sesuatu hal yang sulit.

 

 

XVI.     PENUTUP.

Kiranya materi ini bermanfaat untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman sekaligus mempedomani kemahiran praktikal teman-teman. Secara khusus kepada peserta Pelatihan Kader Jenjang Menengah (PKJM) AMGPM Daerah Pulau Ambon angkatan perdana, dan secara umum bagi segenap anggota dan kader AMGPM yang berkesempatan membaca materi ini. Dan dalam kerendahan hati, penulis materi menggumamkan “Terlalu ajaib bagiku pengetahuan itu, terlalu tinggi, tidak sanggup aku mencapainya.” (Mazmur 139:6)

Teruslah menjadi Garam dan Terang Dunia.

 



 

No comments:

Post a Comment